Se você estiver usando um fechamento de ponto, pode ter ouvido acrônimos como AFD e AFDT. Esses documentos são essenciais para proteger sua empresa de auditorias fiscais.
Portanto, este artigo tem como objetivo explicar um pouco mais sobre o que são os arquivos digitais AFD em pontos eletrônicos.
Qual é e como é o arquivo AFD no sistema de ponto eletrônico?
AFD (Arquivo Fonte de Dados) é um documento digital que coleta todas as informações do cartão de ponto de um funcionário. Ele é armazenado em um sistema de pontos como REP ou de ponto digital e não pode ser direta ou indiretamente excluído ou alterado.
O arquivo eletrônico do ponto AFD contém informações importantes como:
NSR: número de sequencial de registro.
Marcação de dia, mês, ano.
Horas e minutos dos pontos marcados.
Número PIS do funcionário.
Tipo de registro de ponto.
CNPJ ou CPF do empregador.
Este documento destina-se ao uso exclusivo dos auditores fiscais do trabalho para avaliação do cotidiano de uma empresa.
As informações contidas neste documento não podem ser modificadas porque contêm dados brutos relativos às jornadas dos funcionários. Por fim, o arquivo eletrônico de ponto AFD foi criado para garantir a transparência entre a empresa e o MTE – Ministério do Trabalho e Emprego.
E o que é AFDT e como funciona?
AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), por sua vez, designa um documento que contém todas as informações relativas à movimentação de um funcionário. Este arquivo contém todas as regras que se aplicam à sua jornada de trabalho e faz a distinção entre os horários de chegada, saída e descanso dos funcionários.
Este documento permite identificar e corrigir pequenos erros no relógio, por exemplo, se um funcionário se esquece de registrar a hora durante o dia. Outra situação em que o AFDT pode ser usado é quando você tem que pagar por uma ausência legítima, como um atestado médico.
AFDT é um documento dedicado à fiscalização tributária do Ministério do Trabalho. Tal como acontece com os arquivos AFD, você pode verificar os arquivos com o ponto eletrônico após fechar o espelho de ponto mensal.
Quais são os erros mais comuns nos sistemas de gerenciamento de tempo e presença e como eles podem ser evitados?
A melhor maneira de manter seu negócio no caminho certo é evitar alguns dos grandes erros que você comete ao administrar sua viagem.
Entenda quais são os erros mais comuns do controle de ponto e como evitá-los e dê uma olhada em algumas dicas sobre como sistemas de gestão e controle de ponto online como o Sonoda Ponto WEB podem ajudá-lo a resolvê-los.
Perda de Informação
Você pode imaginar perder todas as informações sobre a jornada de um funcionário? Certos tipos de gerenciamento de ponto podem causar erros, como planilhas mal configuradas e documentos impressos que são perdidos, o que pode causar grandes problemas para o RH.
Um sistema de controle de ponto online armazena todas as informações na nuvem. Isso cria um sistema com segurança em nuvem para prevenção de fraudes e elimina a possibilidade de perda de informações.
Erro de Cálculo
Horas extras, horas de trabalho e erros no cálculo da receita podem causar muitas dores de cabeça e até mesmo processos trabalhistas. O controle de ponto online faz essa contabilidade automaticamente, eliminando a possibilidade de erros e facilitando a criação da folha de pagamento.
Gastos excessivos
Outro grande problema com o gerenciamento do tempo é o gasto excessivo. Se o departamento de recursos humanos não rastrear adequadamente os movimentos dos funcionários, erros nos cálculos ativos podem resultar em custos salariais excessivos.
Aproveite a tecnologia
Um sistema de ponto online permite que você gerencie e rastreie os movimentos dos funcionários em tempo real. Dessa forma, as empresas podem estabelecer regras que ajudem a eliminar gastos desnecessários e a gerar salários mais justos e ajustados.
A Sonoda Ponto disponibiliza arquivos AFDT e AFD no ponto eletrônico, de fácil acesso no final do mês.
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