Saiba tudo sobre o REP-A

Se você bate o ponto na sua empresa, as chances de você já ter feito o registro das suas horas através de um REP-A (Registrador Eletrônico de ponto alternativo) alguma vez, são altas.

O REP-A traz um maior controle para o registro de ponto, sendo mais seguro, torna o fechamento da folha mais simples e com menos erros.

Nesse artigo te mostraremos o que é o REP-A e o que mudou com a aprovação da portaria 671.

REP-A é um registrador eletrônico de ponto alternativo

O que é um REP?

Antes de explicarmos o que é REP-A, vamos falar sobre o que é REP. O REP (ou Registrador de Ponto Eletrônico) é um equipamento utilizado pelas empresas para que os funcionários marquem a hora de entrada e saída, ida e volta do almoço e fim de expediente.

Na grande maioria das organizações, o equipamento é localizado na entrada da empresa, para que o registro seja feito logo que o colaborador chegar e assim que sair.

Assim, fica mais fácil para o RH e o gestor conseguirem acompanhar as informações relacionadas a jornada de trabalho de cada colaborador.

Além disso, as informações registradas no ponto eletrônico, ficam salvas, evitando fraudes ou erros.

Em 2009, com a Portaria 1510, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego criou algumas diretrizes que as organizações deveriam seguir, como:

Impressão do comprovante do registro de horas;
Não restringir o período de marcação;
Inviolabilidade da memória.

O ponto pode ser marcado de várias maneiras:

Através da biometria;
Cartão magnético (crachá);
Senha.

Quais são as formas de marcação de ponto existentes?

Agora que já discutimos sobre o que é REP e sua importância para a gestão do ponto, vamos falar sobre as diversas maneiras que os colaboradores podem utilizar para fazer a marcação de horas.

Existem três formas legais previstas pelas normas trabalhistas nas quais os registros podem ser feitos:

Registro Manual

Essa é a forma mais antiga, mais econômica, mas também a que tem maiores chances de erro de marcar o ponto.

O registro manual é feito através da marcação das horas em um livro do ponto, no qual o próprio colaborador preenche à caneta ou lápis as horas conforme a sua jornada de trabalho; logo, ele pode preencher com as informações incorretas, esquecer de bater ponto, entre outras ocorrências.

Sem contar que, quanto maior o tamanho da empresa, mais difícil fica de fazer a gestão do ponto e o fechamento da folha.

Registro Mecânico

Esse é o famoso relógio de ponto: o empregador insere o cartão e a máquina registra os horários.

Esse modelo é um pouco mais simples, todavia é ainda muito burocrático e difícil de gerir as informações. Assim como o registro manual, também dá muita margem para erros.

Registro eletrônico

O ponto eletrônico é a forma mais moderna, confiável e segura de registrar as horas.

Os registros podem ser feitos em diferentes equipamentos e as informações são enviadas em tempo real para uma central de controle que armazena os dados.

Esse modelo permite, também, que os colaboradores tenham acesso a um comprovante de marcação, assim, torna-se possível identificar algum erro imediatamente.

Ainda, como esse modelo, a organização terá as informações salvas por vários anos e não arrisca perdê-las como nos modelos anteriores.

O que é REP-A?

Até pouco tempo atrás, os trabalhadores CLT não possuíam tantas alternativas para fazer a marcação do ponto. A forma mais comum era registrar o cartão na máquina.

Ao passar dos anos, o relógio de ponto eletrônico começou a surgir no mercado, método no qual o trabalhador pode utilizar sua impressão digital ou senha para fazer o seu registro de ponto.

Entretanto, posteriormente foi preciso inovar e encontrar um processo menos burocrático, mais prático e mais seguro.

Assim, surgiu o REP-A (Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo), denominado anteriormente apenas por controle de ponto alternativo. Foi uma alternativa para os colaboradores registrarem o horário de entrada e de saída utilizando computadores, celulares ou até mesmo tablets.

O REP-A é um sistema que possui o software responsável por arquivar as informações relacionadas às horas trabalhadas dos colaboradores; não obstante, essa ferramenta também é utilizada para auxiliar os gestores no acompanhamento das horas extras, negativas, faltas ou atrasos dos profissionais.

Atualmente, esse modelo de ponto é consolidado pela Portaria 671, documento que substituiu a antiga portaria 373 que falava sobre o ponto alternativo.

Como funciona o REP-A?

O REP-A é um sistema mais fácil e mais completo, principalmente por organizações com várias sedes, profissionais que se deslocam com frequência, trabalhadores em home office, entre outros casos.

As informações do sistema de ponto são integradas a outros softwares. Além disso, assim que o colaborador bate o ponto, os dados são enviados para um painel em tempo real para o gestor.

REP-A: O que diz a lei

Os pontos eletrônicos foram regulamentados pela portaria nº 671. Através dessa nova norma, ampliaram-se as regras de registro de ponto e as maneiras que os funcionários podem realizar as marcações.

A lei determina também que os equipamentos façam o registro fiel do horário de entrada e saída dos colaboradores.

O uso do REP-A nas empresas deve ser autorizado mediante convenção ou acordo de trabalho da categoria. Para isso ele deve:

Permitir identificar o empregado e o empregador;
Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros do ponto.

A portaria ainda determina que:

§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Portanto, se o acordo ou a convenção determinar, a empresa não poderá mais seguir com o uso do REP-A.

Principais vantagens do REP-A

Trazer o REP-A para as empresas é extremamente vantajoso, tanto para os colaboradores quanto para a organização em si.

Algumas das vantagens ao adotar o REP-A são:

Mobilidade

Através do REP-A, os colaboradores que trabalham remotamente ou precisam viajar, por exemplo, conseguem fazer o registro do ponto à distância.

Assim, os colaboradores conseguem ter mais mobilidade de locomoção, visitar clientes, trabalhar em home-office, etc, sem deixar de registrar sua jornada fora das dependências da empresa.

Redução de custos

Como mencionamos anteriormente, O REP-A é um software, logo, não exige que as organizações precisem se preocupar em gastar com equipamentos e manutenções, por exemplo.

Dessa forma, o investimento financeiro é menor sendo feito apenas uma vez.

Vale ressaltar que esse sistema também minimiza os erros do RH, fazendo com que a organização tenha menos gastos.

Praticidade com o fechamento da folha de pagamento

Outra grande vantagem desses novos equipamentos é a simplicidade da folha de fechamento.

Isso porque o RH não precisa esperar o final do mês chegar para ter acesso às informações dos colaboradores, já que com através do software todas as informações necessárias podem ser acessadas a qualquer momento.

Sem contar que a folha de ponto é preenchida de forma online a cada marcação de horário do trabalhador, otimizando o esforço dos profissionais do RH que não terão tanto trabalho no fechamento da folha.

Como escolher o melhor REP-A?

Existem vários softwares de REP-A no mercado, por isso antes de escolher, as empresas devem avaliar os sistemas e encontrar o que melhor atende as necessidades do negócio.

É importante optar por ferramentas que tornem a gestão de ponto mais simples e rápida de ser feita, dessa forma, é mais vantajoso investir em sistemas mais automatizados.

Para escolher o REP-A ideal é recomendável que a organização leve em consideração os seguintes aspectos: