A rotina do departamento de pessoal exige muita dedicação, visto que erros podem gerar grandes problemas como, por exemplo, multas trabalhistas para a empresa. Portanto, os processos devem ser gerenciados a tempo para manter a legitimidade e ainda poder monitorar o desempenho dos funcionários. Pensando nisso, separamos 5 dicas que podem otimizar o setor. Confira:
1. Ponto eletrônico
Aplicar o controle de jornada é importante tanto para os negócios quanto para os funcionários. Para verificar o absenteísmo, o excesso de horas extras ou a falta de responsabilidade pelo horário de trabalho, os gestores de RH devem sempre se concentrar nesses fatores. No entanto, monitorar todos os dados que são gerados diariamente pode ser muito complicado.
Por conturbar a rotina, essa questão às vezes pode acabar sendo deixada de lado. Para facilitar e trazer dinamicidade à rotina do DP, existem softwares que auxiliam no gerenciamento de ponto. Eles fornecem métricas que mostram informações realmente relevantes. Dessa forma, basta que o administrador do departamento as observe e tome as devidas providências.
2. Banco de dados
A rotina do departamento de RH deve estar em constante contato com informações sobre os colaboradores. Portanto, o acesso a esses dados deve ser simplificado para que o gestor possa encontrá-los facilmente a qualquer momento.
O melhor método é alimentar o banco de dados digital e mantê-lo alinhado aos padrões da sua organização. Dessa forma, basta uma procura rápida para achar o que precisa e dar continuidade às atividades e o desperdício de tempo pesquisando em vários documentos é eliminado.
3. Controle de férias
As férias, quando mal planejadas, dificultam o andamento das atividades corporativas. Por exemplo, exceder os prazos pode acarretar em intimações ou multas. Portanto, para evitar tais problemas de gerenciamento, essa etapa precisa ser otimizada. Então, planeje com antecedência.
Tenha todos os dados quanto aos prazos para a saída de cada funcionário. A partir daí, estipule cronogramas e cruze as informações. Consequentemente, problemas assim são evitados.
4. Horas extras
A maior vantagem de automatizar processos através do controle de ponto é obter informações sobre as horas extras. Dessa forma, gerenciar esses dados com facilidade e pontualidade torna-se mais fácil. Aperfeiçoar o modo de calcular esse valor também é fundamental. Afinal, fazer as contas erradas ocasiona pagamentos indevidos aos colaboradores.
Uma boa alternativa, além do controle de ponto, é utilizar-se de algumas ferramentas disponíveis para o DP, como a nossa calculadora de horas, por exemplo.
5. Folha de pagamento
A folha de pagamento é o trabalho mais extenso do departamento pessoal, já que é o documento que organiza e define o pagamento de todos os funcionários da organização. Como devem haver muitas informações (e erros não podem passar batido), elaborar o cálculo consome tempo e atenção. Para não ficar atribulado, é necessário que o gestor organize esse processo.
Para isso, o gestor deve definir métodos para elaborar pontualmente o cálculo das horas extras, dos benefícios, do FGTS e INSS, e muito mais. Verificando esses valores com calma e tempo, fica mais fácil de preparar tudo o que for necessário e assim, no momento de fechar a folha, ter tudo pronto para começar, evitando erros e correria.
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