A documentação digital torna possível o sonho de não precisar buscar nenhum papel para verificar informações! Além da vantagem de não precisar armazenar centenas de papéis físicos, confira no artigo a seguir como funciona a documentação digital:
Armazenamento de documentação digital
Arquivos em qualquer departamento da empresa geralmente precisam de muito espaço físico para serem armazenados, e às vezes ocupando até mesmo salas inteiras para organizar arquivos que contêm documentos importantes para o dia a dia dos negócios, como arquivos de funcionários, atas de reuniões e outros tipos. De acordo com a legislação, esses documentos precisam ser guardados por pelo menos 5 anos.
A documentação digital significa que o espaço da empresa pode ser melhor aproveitado para outros fins, inclusive como fonte de lucro, como implantar departamentos de alta qualidade ou outros departamentos que possam garantir um retorno geral do investimento.
Redução de custos
Outra vantagem em adotar os documentos digitais nas empresas é a óbvia diminuição de gastos com materiais de escritório, toners de impressoras, pessoal especializado em classificação e rastreabilidade de documentos armazenados, além da economia com a não necessidade de compra de mobiliário, como arquivos, pastas, etiquetas e até aluguel de espaços específicos para a armazenagem.
Menores chances de erro
A adoção de documentos digitais em uma empresa possibilita a integração entre sistemas, o que reduz bastante a incidência de retrabalho por erros no preenchimento de formulários, faturas, balanços e outros tipos de documentos importantes para o dia-a-dia das empresas.
Maior produtividade
A documentação digital faz com que uma empresa seja mais produtiva, uma vez que, através dessa ferramenta, existe a possibilidade de os colaboradores terem acesso aos documentos em tempo real por meio de e-mails e outros sistemas de comunicação interna. Além disso, torna-se desnecessário ter alguém responsável exclusivamente para a gestão de papéis.
Rastreabilidade mais fácil
Como a documentação digital facilita o cadastro em planilhas e outros sistemas de gestão, também fica muito mais fácil buscar por qualquer tipo de documento. Isso impacta tanto na produtividade quanto na satisfação dos clientes.
A documentação digital a favor da preservação do meio ambiente
Atualmente, com os problemas relacionados à poluição do ar, desmatamento e diversas outras questões ambientais, as empresas que poluem de alguma maneira têm sido vistas por clientes e fornecedores de forma negativa.
Por conta disso, os órgãos governamentais têm incentivado as organizações que trabalham de forma sustentável e se preocupam com a poluição e a qualidade do ar. A implantação da documentação digital abre portas para as empresas conseguirem manter uma rotina mais ecológica e ainda reduzir os gastos com impostos e tributos.
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