Entenda as principais características do registrador eletrônico de ponto e como elas podem impactar sua empresa
A forma que a organização de uma empresa se dá possui vários aspectos, incluindo um bom controle do tempo de presença através de um relógio de ponto ou REP (registrador eletrônico de ponto), referindo-se aos registros de jornada de trabalho dos funcionários. Toda empresa costuma se organizar de uma maneira, mas o fundamental é que o processo seja feito de forma eficiente para evitar futuras complicações.
Dentre todos os detalhes que caracterizam o gerenciamento de ponto, iremos destacar alguns, buscando auxiliar todos aqueles que se interessam e precisam conhecer o assunto. Uma das formas mais claras de se ter esse controle é implementar o uso de um relógio de ponto, prática comum nas empresas, justamente por sua eficiência. Vale a pena investir nesse tipo de sistema para melhorar o desempenho dos negócios.
1 – A importância do registrador eletrônico de ponto
Para qualquer empresa é imprescindível ter controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, para melhor organizar o pagamento das horas extras, saber se o profissional realmente respeita o tempo requerido, entre outros detalhes.
Além disso, saber exatamente o horário de trabalho evita outros problemas, causados por erros e horas extras na empresa que não foram pagos. Com um sistema que indica corretamente todas as marcações e detalha com precisão a movimentação do funcionário, é possível defender-se de qualquer reclamação e possível questionamento jurídico.
O ideal é que a empresa adquira aquele que melhor atenda ao modelo de controle proposto. Existem vários tipos de tecnologias, mas uma das mais comuns é o relógio eletrônico que registra o tempo por meio de cartões de proximidade, biometria ou senha.
Nesse formato, o funcionário aborda sua carteira de identidade ou coloca sua impressão digital no local indicado, e os dados são salvos automaticamente na memória do equipamento. Como tudo é feito eletronicamente, não há possibilidade de alterações ou erros de marcação, o que é uma boa vantagem.
A utilização da biometria para identificação dos funcionários é uma prática recorrente na gestão de pontos na maioria das empresas, dada a sua facilidade e praticidade, pois evita os custos de produção dos cartões e evita problemas de perda ou esquecimento. A tecnologia e configuração do relógio de ponto são da responsabilidade de cada empresa, que deve avaliar a melhor opção de acordo com as suas necessidades e objetivos de gestão do tempo.
2 – Software de gestão integrado ao registrador eletrônico de ponto para melhor monitoramento
Seja qual for a escolha, a questão é que uma solução eficaz é necessária para o negócio. Além do relógio, quando se trata das características do registrador eletrônico de ponto, é necessário um software de gestão que funcione de forma integrada e unificada. Dessa forma, é possível ter um melhor controle sobre as informações e o comportamento dos colaboradores, permitindo uma melhor tomada de decisões quando necessário, para que todas as regras sejam seguidas.
Por exemplo, com um bom sistema, é possível ter as horas trabalhadas calculadas automaticamente para compensação de horas extras, sem a necessidade de trabalho manual, que está mais sujeito a erros. Na definição de pagamentos, um único arquivo pode indicar aos gestores o valor que cada funcionário deve receber, somando as horas trabalhadas, atualizando atrasos e faltas ou, se necessário, enviando ao banco de horas. Tudo isso só é possível com a combinação certa de relógio de ponto e software de gestão.
Além disso, os responsáveis pelo pagamento ficam mais livres para lidar com outros aspectos, como a qualidade do trabalho, por exemplo. A perda de tempo calculando horas extras, horas extras no trabalho e outros detalhes minam a produtividade. Em um mundo cada vez mais automatizado, é impensável que uma empresa prospere sem sistemas de gerenciamento bem executados.
3 – Fique atento aos avisos legais
Uma boa gestão de ponto é essencial para que a empresa não corra o risco de sofrer subsequentes erros de processo ou de registro que podem ser contestados por lei. É fundamental que os gestores que estão prestes a implantar um novo sistema de pontuação conheçam as regras e busquem também o auxílio de especialistas jurídicos, para que não ocorram erros.
O descumprimento das regulamentações pelas empresas pode gerar várias dores de cabeça e vários tipos de penalidades. Os empregados podem entrar com ações judiciais em questões trabalhistas para fazer valer seus direitos e remuneração. Além disso, podem ser aplicadas multas administrativas caso os relógios não sigam as regras estabelecidas.
Para qualquer empresa, especialmente as menores, pagar multas pesadas a profissionais que não fizeram cumprir seus direitos pode ser devastador, impactando severamente o orçamento. Portanto, você não pode dar chance ao azar, cometer erros ou operar um sistema ineficiente.
Um detalhe importante da legislação está relacionado com a obrigatoriedade de presença nas empresas. De acordo com a legislação prevista pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho (§ 2º, art. 74), toda organização com 10 ou mais inscritos deve possuir sistema de controle, mas, novamente, caso essa prática não seja respeitada, podem ser aplicadas penalidades.
Uma ótima forma de evitar este tipo de intriga que é desgastante tanto para o colaborador como para a empresa, é a adoção da prática da utilização de um sistema juntamente com o registrador eletrônico de ponto.
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