Se você bate o ponto na sua empresa, as chances de você já ter feito o registro das suas horas através de um REP-A (Registrador Eletrônico de ponto alternativo) alguma vez, são altas.
O REP-A traz um maior controle para o registro de ponto, sendo mais seguro, torna o fechamento da folha mais simples e com menos erros.
Nesse artigo te mostraremos o que é o REP-A e o que mudou com a aprovação da portaria 671.
O que é um REP?
Antes de explicarmos o que é REP-A, vamos falar sobre o que é REP. O REP (ou Registrador de Ponto Eletrônico) é um equipamento utilizado pelas empresas para que os funcionários marquem a hora de entrada e saída, ida e volta do almoço e fim de expediente.
Na grande maioria das organizações, o equipamento é localizado na entrada da empresa, para que o registro seja feito logo que o colaborador chegar e assim que sair.
Assim, fica mais fácil para o RH e o gestor conseguirem acompanhar as informações relacionadas a jornada de trabalho de cada colaborador.
Além disso, as informações registradas no ponto eletrônico, ficam salvas, evitando fraudes ou erros.
Em 2009, com a Portaria 1510, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego criou algumas diretrizes que as organizações deveriam seguir, como:
- Impressão do comprovante do registro de horas;
- Não restringir o período de marcação;
- Inviolabilidade da memória.
O ponto pode ser marcado de várias maneiras:
- Através da biometria;
- Cartão magnético (crachá);
- Senha.
Quais são as formas de marcação de ponto existentes?
Agora que já discutimos sobre o que é REP e sua importância para a gestão do ponto, vamos falar sobre as diversas maneiras que os colaboradores podem utilizar para fazer a marcação de horas.
Existem três formas legais previstas pelas normas trabalhistas nas quais os registros podem ser feitos:
Registro Manual
Essa é a forma mais antiga, mais econômica, mas também a que tem maiores chances de erro de marcar o ponto.
O registro manual é feito através da marcação das horas em um livro do ponto, no qual o próprio colaborador preenche à caneta ou lápis as horas conforme a sua jornada de trabalho; logo, ele pode preencher com as informações incorretas, esquecer de bater ponto, entre outras ocorrências.
Sem contar que, quanto maior o tamanho da empresa, mais difícil fica de fazer a gestão do ponto e o fechamento da folha.
Registro Mecânico
Esse é o famoso relógio de ponto: o empregador insere o cartão e a máquina registra os horários.
Esse modelo é um pouco mais simples, todavia é ainda muito burocrático e difícil de gerir as informações. Assim como o registro manual, também dá muita margem para erros.
Registro eletrônico
O ponto eletrônico é a forma mais moderna, confiável e segura de registrar as horas.
Os registros podem ser feitos em diferentes equipamentos e as informações são enviadas em tempo real para uma central de controle que armazena os dados.
Esse modelo permite, também, que os colaboradores tenham acesso a um comprovante de marcação, assim, torna-se possível identificar algum erro imediatamente.
Ainda, como esse modelo, a organização terá as informações salvas por vários anos e não arrisca perdê-las como nos modelos anteriores.
O que é REP-A?
Até pouco tempo atrás, os trabalhadores CLT não possuíam tantas alternativas para fazer a marcação do ponto. A forma mais comum era registrar o cartão na máquina.
Ao passar dos anos, o relógio de ponto eletrônico começou a surgir no mercado, método no qual o trabalhador pode utilizar sua impressão digital ou senha para fazer o seu registro de ponto.
Entretanto, posteriormente foi preciso inovar e encontrar um processo menos burocrático, mais prático e mais seguro.
Assim, surgiu o REP-A (Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo), denominado anteriormente apenas por controle de ponto alternativo. Foi uma alternativa para os colaboradores registrarem o horário de entrada e de saída utilizando computadores, celulares ou até mesmo tablets.
O REP-A é um sistema que possui o software responsável por arquivar as informações relacionadas às horas trabalhadas dos colaboradores; não obstante, essa ferramenta também é utilizada para auxiliar os gestores no acompanhamento das horas extras, negativas, faltas ou atrasos dos profissionais.
Atualmente, esse modelo de ponto é consolidado pela Portaria 671, documento que substituiu a antiga portaria 373 que falava sobre o ponto alternativo.
Como funciona o REP-A?
O REP-A é um sistema mais fácil e mais completo, principalmente por organizações com várias sedes, profissionais que se deslocam com frequência, trabalhadores em home office, entre outros casos.
As informações do sistema de ponto são integradas a outros softwares. Além disso, assim que o colaborador bate o ponto, os dados são enviados para um painel em tempo real para o gestor.
REP-A: O que diz a lei
Os pontos eletrônicos foram regulamentados pela portaria nº 671. Através dessa nova norma, ampliaram-se as regras de registro de ponto e as maneiras que os funcionários podem realizar as marcações.
A lei determina também que os equipamentos façam o registro fiel do horário de entrada e saída dos colaboradores.
O uso do REP-A nas empresas deve ser autorizado mediante convenção ou acordo de trabalho da categoria. Para isso ele deve:
- Permitir identificar o empregado e o empregador;
- Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros do ponto.
A portaria ainda determina que:
§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Portanto, se o acordo ou a convenção determinar, a empresa não poderá mais seguir com o uso do REP-A.
Principais vantagens do REP-A
Trazer o REP-A para as empresas é extremamente vantajoso, tanto para os colaboradores quanto para a organização em si.
Algumas das vantagens ao adotar o REP-A são:
Mobilidade
Através do REP-A, os colaboradores que trabalham remotamente ou precisam viajar, por exemplo, conseguem fazer o registro do ponto à distância.
Assim, os colaboradores conseguem ter mais mobilidade de locomoção, visitar clientes, trabalhar em home-office, etc, sem deixar de registrar sua jornada fora das dependências da empresa.
Redução de custos
Como mencionamos anteriormente, O REP-A é um software, logo, não exige que as organizações precisem se preocupar em gastar com equipamentos e manutenções, por exemplo.
Dessa forma, o investimento financeiro é menor sendo feito apenas uma vez.
Vale ressaltar que esse sistema também minimiza os erros do RH, fazendo com que a organização tenha menos gastos.
Praticidade com o fechamento da folha de pagamento
Outra grande vantagem desses novos equipamentos é a simplicidade da folha de fechamento.
Isso porque o RH não precisa esperar o final do mês chegar para ter acesso às informações dos colaboradores, já que com através do software todas as informações necessárias podem ser acessadas a qualquer momento.
Sem contar que a folha de ponto é preenchida de forma online a cada marcação de horário do trabalhador, otimizando o esforço dos profissionais do RH que não terão tanto trabalho no fechamento da folha.
Como escolher o melhor REP-A?
Existem vários softwares de REP-A no mercado, por isso antes de escolher, as empresas devem avaliar os sistemas e encontrar o que melhor atende as necessidades do negócio.
É importante optar por ferramentas que tornem a gestão de ponto mais simples e rápida de ser feita, dessa forma, é mais vantajoso investir em sistemas mais automatizados.
Para escolher o REP-A ideal é recomendável que a organização leve em consideração os seguintes aspectos:
- Facilidade no uso;
- Atendimento;
- Funcionalidades que o sistema oferece;
- Cumprimento das normas previstas pela portaria 671.
No geral, caberá à empresa identificar qual o REP-A que mais se adequa às suas necessidades e a dos colaboradores.
Quais são as regras para o uso do REP-A?
A portaria 671 trouxe algumas regras novas em relação ao uso do REP-A nas organizações. Dessa forma ficam proibidas as seguintes situações:
- Alterar ou eliminar dados que tenha sido registrado pelos colaboradores;
- Restringir o horário de marcação do ponto;
- Fazer marcação automática do ponto, salvo o horário de almoço;
- Exigir autorização para marcação do ponto.
Para as empresas que buscam um RH mais eficiente e autônomo, certamente devem automatizar o processo de registro de ponto.
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