Economizar pode ser vantajoso em diversas áreas, e na gestão de negócios, que é uma área muito ampla e importante, não poderia ser diferente. Essa questão é ainda mais relevante quando falamos dos processos seletivos, seleção e recrutamento, já que é uma das etapas mais estratégicas na jornada de uma empresa.
Para estabelecer se é possível reduzir custos nos processos de recrutamento e seleção, é preciso analisar se a estratégia de processos seletivos na sua organização tem feito a diferença.
Caso o cenário em que a sua empresa se encontra não seja o ideal, pode haver o risco de existir uma equipe de RH pouco eficaz e com estratégias que podem custar mais caro do que o necessário.
Porém, não existe mágica para evitar esse cenário: é preciso acompanhar de perto métricas, dados e indicadores que ajudem a visualizar o momento atual do seu Recrutamento e Seleção e quais são os possíveis caminhos a médio e longo prazo.
Quer descobrir que indicadores de RH são esses de e como utilizá-los? Continue a leitura!
Principais indicadores de RH para redução de custos no recrutamento e seleção
Os indicadores de RH, também chamados de KPIs (Key Performance Indicator ou, traduzindo, Indicadores-chave de Performance), são essenciais no momento de mapear custos e pontos de melhoria no seu negócio. Conheça a seguir os principais e como funcionam:
1. Turnover
Turnover nada mais é do que o Índice de Rotatividade, que é responsável por medir a quantidade e a frequência de colaboradores que entram e saem da empresa em um determinado período de tempo, geralmente anual.
A rotatividade é comum e está presente na rotina de todas as empresas, no entanto, nem sempre essa taxa pode ser saudável. Altas taxas de turnover significam problemas na organização e devem ser verificados com atenção.
As causas dessa movimentação podem ser várias. Confira as principais abaixo:
- Má administração;
- Remuneração abaixo da média;
- Falta de infraestrutura;
- Baixa motivação profissional.
As consequências da alta rotatividade afetam diretamente o nível e a qualidade da produtividade da equipe, além de gerar inseguranças para os colaboradores. E, o mais importante, rotatividade muito alta pode custar caro às empresas, afinal investir na retenção de talentos é mais econômico do que contratar novos profissionais.
O cálculo desse KPI é feito a partir dos dados de movimentação (entradas e saídas de funcionários). Existem três tipos de turnover na prática:
Turnover recente
Esse tipo de rotatividade considera pessoas colaboradoras recém-contratadas. Ou seja, esse indicador está diretamente relacionado com a qualidade do processo de recrutamento e seleção. Para calculá-lo, utilize a seguinte fórmula:
- Turnover recente = (rescisões de profissionais com até 6 meses de tempo de serviço ÷ quantidade de funcionários) x 100.
Exemplo: (2 saídas de funcionários com até 6 meses de casa/ 100 funcionários) x 100 e a taxa de turnover recente será de 2%.
Turnover de pessoas colaboradoras desligadas
Esse é o mais comum, que considera o conjunto de colaboradores que saíram da empresa e precisaram ser substituídas. Confira a sua fórmula:
- Turnover de desligamentos = (rescisões de profissionais ÷ quantidade de funcionários) x 100
Exemplo: (10 saídas ÷ 1000 funcionários) x 100 = 1% de taxa de turnover de desligamentos.
Turnover geral
O último tipo de rotatividade envolve a saída e entrada de colaboradores na organização. Esse indicador é projetado para contar todas as mudanças nos funcionários. Para calculá-lo, é preciso obter a média entre admissões e demissões, dividida pelo número total de profissionais da empresa. A fórmula é a seguinte:
- Turnover geral = {[(admissões + demissões) ÷ 2] ÷ pelo total de funcionários} x 100
Exemplo: {[(1 admissão + 2 demissões) ÷ 2] ÷ 100 funcionários} x 100 = 1,5% de taxa de turnover.
2. Custo de turnover
A métrica de custo de turnover é uma medida do impacto financeiro do nível de rotatividade em uma empresa. É nessa hora que as equipes de RH olham para duas métricas complementares, pois ao calcular as taxas de rotatividade, pode-se ter uma ideia de como os funcionários estão saindo em geral e quais são os custos para a organização.
Para calcular essa taxa, some os custos:
- Recrutamento e seleção;
- Redução da produtividade com a vaga em aberto;
- Onboarding de novas pessoas colaboradoras;
- Redução da produtividade até a pessoa colaboradora recém-contratada atingir os patamares do antigo profissional.
(O ideal é que esse mapeamento seja realizado anualmente).
3. Absenteísmo
As métricas de absenteísmo permitem com que os colaboradores sejam medidos em relação às suas ausências, razoabilidade, doenças, atrasos, etc.
Os valores dessa métrica podem ser extraídos semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Esse intervalo de tempo pode variar de acordo com as necessidades da empresa.
Essa é uma métrica de RH importante porque prevê quantas ausências ocorrerão em um determinado período de tempo e, mais importante, entende quanto custam essas ausências e quanto elas afetam a produtividade do setor.
Outro dado que pode ser extraído desse indicador é o impacto que essas faltas podem ter nos custos trabalhistas por meio de horas médias trabalhadas.
É importante considerar que algumas métricas de RH estão diretamente relacionadas. Por exemplo, o alto absenteísmo pode ser um sintoma de falta de motivação – o que pode aumentar o absenteísmo no futuro.
Para calcular a taxa de absenteísmo, você pode utilizar a seguinte fórmula:
- Taxa de absenteísmo = (total de colaboradores x total de faltas e atrasos) ÷ (total de colaboradores x total de dias trabalhados)
Exemplo de cálculo por dias:
- Colaboradores: 50
- Jornada: 8 horas diárias/ 20 dias por mês
- Faltas: 1 por colaborador (em média)
(50 x 1) ÷ (50 x 20)= 50 ÷ 1000 = 0,05 ou 5% de absenteísmo
Exemplo de cálculo com horas de atraso contabilizadas:
- Colaboradores: 100
- Jornada: 8 horas diárias / 20 dias por mês
- Faltas: 2 por colaborador (em média)
- Atrasos: 30 minutos por colaborador (em média)
Antes de começar essa conta, é importante deixar todos os valores na mesma unidade de medida. Para isso, considere:
- 30 minutos de atraso por funcionário em horas: 30 ÷ 60 = 0,5 horas
- 20 dias úteis em horas: 20 x 24 = 480 horas
- 2 faltas por funcionário em horas: 2 x 24 = 48 horas
Total de faltas e atrasos: 0,5 + 48 = 48,5
4. Headcount
Esse indicador é responsável por contabilizar o número total de funcionários em uma empresa.
O objetivo desta métrica é mensurar se o número de pessoas colaboradoras aumentou ou reduziu ao longo dos últimos anos.
Caso os números da sua empresa sejam positivos, isso pode indicar crescimento de forma saudável e sustentável. Caso seja negativo ou estacionado, por outro lado, pode ser um sinal de que as estratégias precisam de ajustes.
O cálculo desse KPI é fácil, é preciso apenas somar o número de todos os colaboradores da empresa e manter um histórico deste número.
5. Índice de retenção de talentos
O Índice de Retenção de Talentos é responsável por diagnosticar se as estratégias voltadas à colaboração estão funcionando. É importante observar que essa métrica pode variar de acordo com as habilidades de cada profissional.
Essa métrica está intimamente relacionada à taxa de rotatividade, pois fornece informações sobre como melhorar a retenção e evitar a rotatividade excessiva.
Para calcular esse índice, sua equipe de RH pode criar um questionário de avaliação de desempenho. O ideal é que os resultados sejam calculados por todos os departamentos da empresa, identificando com precisão os possíveis problemas e tomando as devidas precauções para não perder bons talentos.
6. Tempo de preenchimento de vagas
Também conhecido como “time-to-fill“, esse indicador diz respeito a quanto tempo um cargo leva para ser preenchido.
De uma maneira geral, esse KPI engloba o intervalo entre a aprovação da criação de uma vaga até o momento em que a pessoa candidata selecionada aceita a proposta da empresa.
O time to fill possui um papel fundamental na redução de custos de recrutamento e seleção, pois quando o preenchimento de um cargo importante, por exemplo, demora muito, pode gerar gastos extras para a empresa e “de quebra” afetar a equipe que está precisando desse novo profissional.
Dessa forma, um ciclo reduzido de tempo de preenchimento de vagas possibilita a otimização do trabalho da sua equipe e garante impactos positivos na experiência do candidato.
Confira a seguir a fórmula para calcular esse indicador:
- Time-to-fill = nº de dias entre a abertura do processo seletivo e o preenchimento da vaga
7. Tempo de contratação
O indicador de tempo de contratação é similar ao tempo de preenchimento de vagas.
A diferença é que este KPI diz respeito especificamente a quanto tempo um candidato à vaga demorou para ser contratado, subtraindo o número de dias desde sua aplicação no processo seletivo.
8. Retorno sobre investimento (ROI)
No momento de economizar, conferir com atenção o Retorno sobre Investimento (ROI) é fundamental, visto que esse é o indicador responsável por analisar se os investimentos feitos na empresa têm sido positivos. Ou seja, a métrica busca analisar se determinado investimento foi capaz de reverter lucros para a organização.
Para realizar esse cálculo, é preciso subtrair os custos da receita da empresa para descobrir o lucro. E então, dividir esse número pelas despesas totais para gerar um percentual.
Confira a fórmula abaixo:
- ROI = (Receita com o investimento – custo do investimento) ÷ custo do Investimento
Exemplo: (R$10.000,00 – R$4,000)÷ R$4.000,00 = 1,5 ou 150% de ROI.
Agora ficou mais fácil para você e a sua equipe de RH identificar os pontos que podem ajudar a reduzir custos no seus processos seletivos!
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