Emitir uma boa folha de pagamento é uma das principais missões de qualquer funcionário do Departamento Pessoal, e, mesmo que seja uma função corriqueira, é suscetível a erros.
São muitos os detalhes que envolvem os processos e, logo, você deve estar atento para conferir as informações ao longo do mês. Além disso, as falhas ainda podem causar transtornos futuros com processos trabalhistas, devido à entrada incorreta no registro do funcionário e do prazo de pagamento. Tudo isso pode prejudicar o fluxo de caixa da empresa e criar uma série de dificuldades para fazer negócios, sem falar na continuidade da possibilidade de ações judiciais.
Neste artigo, você aprenderá sobre os erros mais comuns da folha de pagamento, como identificá-los e corrigí-los esses na hora de calcular o contracheque.
Quais são os principais erros de contracheque?
Separamos os erros de folha de pagamento mais comuns para você. Confira a seguir o que você NÃO deve fazer para que seu negócio vá para frente:
1. Centralizar seus dados
Deixar todas as informações da folha de pagamento concentradas em um único computador é um grande risco para toda a empresa, pois, se o aparelho for danificado, todos os dados podem ser perdidos. Ademais, se o funcionário responsável tiver algum problema de saúde ou sair da empresa, outros profissionais de RH não saberão fazer as rotinas corretamente.
2. Não prever custos
A equipe profissional é um recurso extremamente importante para qualquer negócio. Afinal, eles são responsáveis por manter e administrar suas operações, além de desenvolver processos e atividades para que você se destaque no mercado. Portanto, é necessário estar atento à remuneração desses funcionários, porém, às vezes é comum as empresas tomarem decisões erradas e apresentarem lacunas no planejamento financeiro, ignorando a previsão do 13º salário, bônus e gratificações. Isso causa sérios transtornos para a empresa, pois é caro ter que pedir um empréstimo para cobrir os custos extras do contracheque.
3. Ignorar as mudanças no negócio
Um erro muito comum nas empresas é ignorar as mudanças de situação dos colaboradores, como promoções, retorno da licença-maternidade, planejamento de férias, benefícios e até dispensas ou desligamentos. Embora esses processos possam ser corretos, eles são muito caros para a empresa e envolvem muito trabalho e esforço, tanto para o funcionário como para a empresa.
4. Ignorar alterações fiscais e legislativas
Além da situação dos trabalhadores, a legislação tributária e trabalhista também está mudando e, por isso, deve ser constantemente monitorada. Ignorar essas mudanças pode levar a vários problemas, como solicitações de emprego e pagamento de multas. Um exemplo é a última reforma trabalhista, que trouxe uma série de mudanças na relação entre empregadores e empregados. Por exemplo, a capacidade de negociar salários e benefícios sem recorrer a um sindicato ou mudar a forma como as pessoas entendem o horário de trabalho. Isso acaba afetando a folha de pagamento.
5. Erros de cálculo
Infelizmente, não é incomum, ao calcular os contracheques, que a faixa de desconto selecionada não seja a correta para um determinado funcionário ou que um determinado número seja inserido incorretamente. Isso acontece principalmente nos casos em que o cálculo é feito manualmente ou por meio de planilha, então o mais recomendado é que a empresa tenha o auxílio de tecnologia para gerenciar recursos humanos. Afinal, ninguém quer ter problemas por pagamentos inadimplentes e todo trabalho humano – especialmente o manual, está sujeito a erros.
6. Instruir o funcionário incorretamente
Para muitos, também pode parecer fácil fazer a folha de pagamento. No entanto, este é um processo complicado e todas as categorias de trabalho – como profissionais da indústria, comércio, etc. – tem acesso a uma determinada base salarial, direitos e benefícios, entre outros. Erros na divulgação dessas informações geram grandes transtornos para a empresa. Outro ponto importante é a qualificação dos profissionais. A empresa conta com colaboradores, pessoas jurídicas, recepcionistas, autônomos, entre outros. Assim como nas categorias profissionais, a qualificação profissional também segue regras específicas e mesmo errar neste item leva a prejuízos.
7. Ignorar os recursos salariais
A folha de pagamento não leva em consideração apenas os salários dos funcionários. Existem vários recursos que as empresas devem conhecer, especialmente quando se trata de horas extras e outros extras. Para evitar erros e problemas, tenha uma política clara para horas extras. Além disso, é importante que toda a equipe saiba como funcionam as horas extras e como o cálculo é feito. Com todos os funcionários familiarizados com o sistema, as chances de comprometê-lo ou acabar empacado no meio de um processo são muito mais baixos.
8. Esquecer dos impostos sobre o contracheque
A falta de pagamento de impostos pode causar grandes problemas para a empresa, o que pode acarretar pesadas multas e também uma série de penalidades que irão prejudicar a empresa como um todo. Portanto, é sempre importante prestar atenção ao imposto sobre as sociedades. Quando se trata de folhas de vencimento, os tributos variam de acordo com a evolução da escala de remuneração, do bônus concedido e dos benefícios transferidos. Desta forma, seus dados estarão sempre atualizados para que você não corra o risco de cometer erros na cobrança de impostos sobre a folha de pagamento.
Como evitar esses erros de contracheque?
Todas essas situações podem ser evitadas com a ajuda de um software. Esse recurso é, portanto, muito seguro, permitindo que você otimize a produção da folha de pagamento e a entrada de dados da folha de pagamento da sua empresa sem se preocupar com possíveis avarias. Com o software de folha de pagamento, você acelera a entrada de dados para realizar cálculos. Isso reduz a possibilidade de erros com sua equipe, como os que listamos neste artigo. Essas ferramentas também possuem recursos para fazer cópias regulares de documentos e garantir que as informações sejam arquivadas no caso de um problema de TI. Isso aumenta a segurança dos dados da empresa, bem como a criação de um mecanismo de validação das informações inseridas no boleto.
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